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Bankberater sitzt mit einem Paar am Tisch

Welche IBAN steht künftig auf Ihrer E-Rechnung?

Ab 2027 ändert sich, wie Unternehmen Rechnungen stellen und empfangen. Wir begleiten Sie durch diesen Wandel 

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Was ist die E-Rechnung – und was ändert sich für Sie?

Stellen Sie sich vor: Eine Rechnung, die nicht nur gelesen, sondern direkt von Ihrer Buchhaltungssoftware verarbeitet wird – ohne Tippen, ohne Scannen, ohne Fehlerquelle. Das ist die E-Rechnung.

Sie ist keine PDF-Datei per E-Mail. Die E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat – zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Diese Formate entsprechen der europäischen Norm EN 16931 und enthalten alle Rechnungsdaten in strukturierter Form, einschließlich der IBAN des Zahlungsempfängers.

Wen betrifft das?

Die Pflicht gilt ausschließlich für den B2B-Bereich – also wenn zwei Unternehmen miteinander Geschäfte machen. Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen. Grundlage ist das Wachstumschancengesetz (März 2024, § 14 UStG).

Was ist mit der IBAN?

In der E-Rechnung ist die Bankverbindung kein aufgedruckter Text mehr, sondern ein definiertes Datenfeld (BT-84 nach EN 16931). Ihre Rechnungssoftware übernimmt die hinterlegte IBAN automatisch. Das bedeutet: Die richtige IBAN muss von Anfang an korrekt hinterlegt sein – hier können wir als Ihre Bank unterstützen.

Tipp: Eine PDF-Rechnung per E-Mail erfüllt die gesetzliche Anforderung ab den jeweiligen Fristen nicht mehr. Nur Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD gelten als konforme E-Rechnung.

Was sich konkret ändert – die wichtigsten Fristen im Überblick:

ZeitraumWas gilt?
Seit 1. Januar 2025Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
Bis 31. Dezember 2026Papier und PDF bleiben mit Zustimmung des Empfängers noch möglich
Ab 1. Januar 2027Versandpflicht für Unternehmen mit Jahresumsatz über 800.000 €
Ab 1. Januar 2028Versandpflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen

Wir begleiten Sie auf dem Weg zur E-Rechnung

Als Ihre regionale Bank sind wir mehr als nur ein Dienstleister – wir sind Ihr Partner rund um Ihren Zahlungsverkehr. Die Umstellung auf die E-Rechnung ist eine Chance, Ihre Prozesse zu modernisieren. Dabei möchten wir an Ihrer Seite sein.

  • Persönliche Beratung — Ihr Firmenkundenbetreuer kennt Ihre Situation und bespricht mit Ihnen, was die Umstellung konkret bedeutet.
  • Unsere Zahlungsverkehrsberater unterstützen Sie gerne rund um die Vereinfachung von Buchhaltungs- und Zahlungsverkehrsprozesse – so auch bei der Umsetzung der E-Rechnung.
  • Bankverbindung prüfen — Wir helfen Ihnen sicherzustellen, dass die richtige IBAN in Ihren Systemen hinterlegt ist. Unsere Zahlungsverkehrsberater unterstützen Sie hierbei. 

Hinweis: Auch wir werden unseren Firmenkunden Rechnungen wie bspw. den Rechnungsabschluss im neuen E-Rechnungsformat zukommen lassen. In Kürze erfolgen hierzu konkrete Informationen. 

Fragen und Antworten zur E-Rechnung

Was ist der Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer PDF-Rechnung?

  • Eine PDF-Rechnung ist ein digitales Bild einer Rechnung – sie muss von Menschen gelesen und manuell verarbeitet werden. Eine E-Rechnung hingegen ist ein strukturierter Datensatz (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD), den Buchhaltungssysteme automatisch einlesen und verarbeiten können. Ab den gesetzlichen Fristen gilt nur noch das strukturierte Format als rechtskonforme Rechnung im B2B-Bereich.

Muss ich als Unternehmer jetzt sofort handeln?

  • Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das ist bereits Pflicht. Für das Versenden gelten gestaffelte Fristen bis 2028. Dennoch empfehlen wir, frühzeitig zu prüfen, welche Software und welche Bankverbindung in Ihren Systemen hinterlegt ist.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für mich, wenn ich nur kleine Beträge in Rechnung stelle?

  • Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto gilt eine Ausnahme – diese dürfen weiterhin als Papier- oder PDF-Rechnung übermittelt werden. Für alle anderen B2B-Rechnungen gelten die gesetzlichen Fristen.

Welche IBAN steht auf meiner E-Rechnung – und warum ist das wichtig?

  • In der E-Rechnung ist die Bankverbindung in einem festen Datenfeld (BT-84) hinterlegt. Ihre Rechnungssoftware übernimmt automatisch die dort hinterlegte IBAN. Wenn die falsche IBAN eingetragen ist, landet das Geld Ihrer Kunden möglicherweise auf dem falschen Konto. Prüfen Sie daher rechtzeitig, welche Bankverbindung in Ihrer Software gespeichert ist – und ob diese aktuell ist.

Was ist XRechnung und was ist ZUGFeRD?

  • Beide Formate sind gesetzlich anerkannte E-Rechnungsformate und erfüllen die europäische Norm EN 16931. XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Darstellung – lesbar nur per Software. ZUGFeRD kombiniert eine lesbare PDF-Ansicht mit einem eingebetteten XML-Datensatz. Wir empfehlen Ihnen grundsätzlich das ZUGFeRD-Format, da es die für den Menschen lesbare PDF und zusätzlich den maschinenlesbare Datensatz enthält. 

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatpersonen (B2C)?

  • Nein. Die E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatpersonen können weiterhin als Papier- oder PDF-Rechnung ausgestellt werden.

Was passiert, wenn ich die Fristen nicht einhalte?

  • Rechnungen, die nicht dem vorgeschriebenen Format entsprechen, gelten steuerrechtlich als nicht ordnungsgemäß ausgestellte Rechnungen. Das kann Konsequenzen für den Vorsteuerabzug haben. Wir empfehlen, frühzeitig Ihren Steuerberater einzubeziehen.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

  • E-Rechnungen müssen zehn Jahre lang revisionssicher, digital im Original, unveränderbar und maschinell auswertbar archiviert werden (GoBD). Ein Papierausdruck ist nicht ausreichend.

Kann ich als Kleinunternehmer von der Pflicht befreit sein?

  • Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen seit Januar 2025 empfangen können. Für das Ausstellen sind Erleichterungen vorgesehen, die Versandpflicht gilt für Kleinunternehmer erst ab 2028. Details sollten mit Ihrem Steuerberater abgestimmt werden.

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